All About Office Administration and management

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

 

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Pengertian Arsip Statis
Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R.I. dan/atau lembaga kearsipan. (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Akuisisi Arsip Statis
a. arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung.
b. Lembaga kearsipan wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik.
c. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.
d. Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
e. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.

Pengolahan Arsip Statis
a. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
b. Pengolahan arsip statis berdasarkan standar deskripsi arsip statis.

Preservasi Arsip Statis
a.Preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
b.Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif.

Akses Arsip Statis
a. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis kepentingan pengguna arsip.
b. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
c. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh ANRI serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Syarat dan ketentuan khusus Akses Arsip Statis
a. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.
b. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
c. Arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala ANRI atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
d. Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.
e. Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
- tidak menghambat proses penegakan hukum;
- tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
- tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
- tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
- tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
- tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
- tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
- tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
- tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
f. Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan, arsip dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan
g. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya.
h. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
i. Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan.
Diposkan oleh — Selasa, 29 Januari 2013

Ada 1 Komentar untuk "PENGELOLAAN ARSIP STATIS "

Copyright ©2013 - Office Administration™| Design ByHandani' N Elsie Ifayani Powered By Blogger Indonesia