All About Office Administration and management

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

 

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip

Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
- andal;
- sistematis;
- utuh;
- menyeluruh; dan
- sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
b.Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
- penciptaan arsip;
- penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
- penyusutan arsip.
c. Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
d. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
e. Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

Penciptaan Arsip Dinamis
- Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
- Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.
- Pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.

Penggunaan Arsip Dinamis
- Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
- Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
- Pencipta arsip wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.

Syarat dan Ketentuan Khusus Akses Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
- menghambat proses penegakan hukum;
- mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
- membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
- mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
- merugikan ketahanan ekonomi nasional;
- merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
- mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
- mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
- mengungkap memorandum atau suratsurat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
b. Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup
c. Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip.

Pemeliharaan Arsip Dinamis
a. Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip.
b. Pemeliharaan arsip dinamis sesuai dengan standar pemeliharaan arsip.

Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan
a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.
b.Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA (jadwal retensi arsip) dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Jadwal Retensi Arsip.
a. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.
b. JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

Penyusutan arsip meliputi:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Pemusnahan Arsip
a. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b dilakukan terhadap arsip yang:
- tidak memiliki nilai guna;
- telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
- tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
- tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
b. Pemusnahan wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
c. Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.
Diposkan oleh — Selasa, 29 Januari 2013

Belum ada komentar untuk "PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS "

Copyright ©2013 - Office Administration™| Design ByHandani' N Elsie Ifayani Powered By Blogger Indonesia